Xuất hóa đơn quà Tết như thế nào? Quy định và hồ sơ

Xuất hóa đơn quà Tết không dừng ở việc lấy hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp. Khi doanh nghiệp đem hàng hóa tặng nhân viên hoặc khách hàng, giao dịch này còn phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn đối với hàng biếu tặng, dù không thu tiền.

Bài viết hướng dẫn cách xác định nghĩa vụ, thực hiện năm bước lập hóa đơn và chuẩn bị hồ sơ thuế. Cần phân biệt việc lập hóa đơn với quyền khấu trừ thuế và điều kiện ghi nhận chi phí được trừ. Tiền, voucher và hàng khuyến mại cần được phân loại riêng.

1. Tặng quà Tết có phải xuất hóa đơn không?

Doanh nghiệp xuất hàng hóa để cho, biếu, tặng phải lập hóa đơn theo quy định, kể cả khi không thu tiền. Nghĩa vụ này áp dụng cả với hàng mua ngoài và hàng lấy từ kho. Tuy nhiên, loại hóa đơn và cách tính thuế còn phụ thuộc chủ thể, hàng hóa và giao dịch.

Xác định nghĩa vụ theo hình thức quà tặng

Trước khi lập hóa đơn điện tử, hãy xác định doanh nghiệp đang tặng hàng hóa, tiền hay quyền sử dụng một dịch vụ.

Ví dụ, quà Tết cho nhân viên là hộp bánh và trà thuộc nhóm hàng hóa. Không thể áp dụng cách xử lý khoản thưởng bằng tiền cho hộp quà này.

Tương tự, ghi “khuyến mại” trên chứng từ không tự biến hoạt động tri ân thành chương trình khuyến mại hợp lệ.

Căn cứ pháp lý cần đối chiếu

Ba nhóm quy định có vai trò khác nhau:

• Hóa đơn: Khoản 1 Điều 4, Điều 9 và Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, điều chỉnh nghĩa vụ, thời điểm và nội dung hóa đơn.

• Thuế GTGT (giá trị gia tăng): Điều 7 và Điều 14 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, cùng Nghị định 181/2025/NĐ-CP, điều chỉnh giá tính thuế và điều kiện khấu trừ.

• Thuế TNDN (thu nhập doanh nghiệp): Điều 9 Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP điều chỉnh điều kiện chi phí được trừ.

Phải chọn văn bản theo thời điểm giao dịch và kỳ tính thuế, không áp dụng máy móc quy định cũ.

2. Phân biệt hóa đơn mua quà Tết và hóa đơn khi tặng quà

Mua quà và xuất tặng là hai nghiệp vụ riêng. Nhà cung cấp lập hóa đơn cho giao dịch bán; doanh nghiệp mua quà xử lý nghĩa vụ hóa đơn khi chuyển quà cho người nhận.

Hai giai đoạn, hai trách nhiệm lập hóa đơn

Hóa đơn đầu vào không thay thế hóa đơn đầu ra khi doanh nghiệp xuất tặng.

Giá mua cũng không tự động trở thành giá tính thuế lúc tặng. Ngoài ra, không phải mọi chủ thể đều sử dụng hóa đơn GTGT; loại hóa đơn phụ thuộc phương pháp tính thuế và quy định áp dụng.

3. Cách xuất hóa đơn quà Tết theo 5 bước

Phân loại giao dịch trước, điền hóa đơn sau. Quy trình dưới đây áp dụng cho việc chuẩn bị hóa đơn quà tặng bằng hàng hóa:

1. Xác định loại quà và người nhận.

2. Xác định thời điểm lập hóa đơn.

3. Xác định giá tính thuế.

4. Ghi tên hàng, số lượng và thuế suất.

5. Kiểm tra thông tin và phát hành.

Bước 1 – Xác định loại quà và người nhận

Hành chính và kế toán cần thống nhất bốn thông tin:

• Quà là hàng hóa, tiền, voucher hay hàng khuyến mại.

• Hàng mua ngoài, tự sản xuất hay xuất từ kho.

• Người nhận là nhân viên, khách hàng hay đối tác.

• Mục đích là phúc lợi, tri ân hay xúc tiến thương mại.

Đầu ra: Danh mục quà, nhóm người nhận và mục đích chi. Bộ phận hành chính cung cấp dữ liệu thực tế; kế toán kiểm tra cách xử lý thuế.

Bước 2 – Xác định thời điểm lập hóa đơn

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nguyên tắc đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phụ thuộc việc thu tiền.

Với hàng tặng, cần đối chiếu việc chuyển giao thực tế, phiếu xuất kho và tài liệu giao nhận. Không mặc định lấy ngày mua quà hoặc ngày thanh toán cho nhà cung cấp.

Đầu ra: Ngày lập hóa đơn có tài liệu đối chiếu. Không tự dồn cuối tháng hoặc cuối quý chỉ để thuận tiện xử lý.

Bước 3 – Xác định giá tính thuế

Theo Điều 7 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, giá tính thuế của hàng biếu tặng được xác định theo giá tính thuế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh.

Vì vậy, không ghi đơn giá 0 đồng chỉ vì người nhận không thanh toán. Giá mua là dữ liệu tham khảo, nhưng không phải căn cứ tự động cho mọi trường hợp.

Với hàng chịu thuế và doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ:

Tiền thuế GTGT = Giá tính thuế × Thuế suất GTGT

Cần phân biệt giá chưa thuế, tiền thuế và tổng giá trị. Hồ sơ nên lưu được căn cứ lựa chọn mức giá.

Bước 4 – Ghi tên hàng, số lượng và thuế suất

Tên hàng phải đủ nhận diện, đối chiếu được với hàng thực tế và hồ sơ kho. SKU (Stock Keeping Unit – mã quản lý một đơn vị hàng hóa) giúp quản lý, nhưng không tự quyết định thuế suất.

Một giỏ quà có bánh, trà, hạt và đồ uống cần được kiểm tra cấu thành. Không suy rằng mọi thành phần đều hưởng cùng mức thuế hoặc cùng chính sách giảm thuế.

Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, là căn cứ kiểm tra nội dung hàng hóa trên hóa đơn.

Đầu ra: Tên hàng, đơn vị tính, số lượng, giá và thuế suất có căn cứ.

Bước 5 – Kiểm tra thông tin và phát hành

Trước khi phát hành, kiểm tra:

• Thông tin người nhận theo trường hợp áp dụng.

• Nội dung bắt buộc và điều kiện được miễn thể hiện thông tin, nếu có.

• Căn cứ cho cách lập tổng hợp dự kiến sử dụng.

• Ký số, cấp mã và truyền dữ liệu theo diện áp dụng.

• Số lượng khớp với hồ sơ xuất và giao quà.

Không tự ghi doanh nghiệp tặng quà thành người mua, hoặc dùng “khách hàng không lấy hóa đơn” để thay mọi thông tin bắt buộc.

Nếu lập tổng hợp, phải kiểm tra đúng phạm vi pháp luật cho phép và tài liệu kèm theo. Tính năng phần mềm không phải căn cứ pháp lý; không tự suy ra được tổng hợp theo tháng hoặc quý.

4. Mẫu cách ghi hóa đơn quà Tết trong hai tình huống phổ biến

Cách ghi hóa đơn quà tặng phải phản ánh hàng thực tế, không chỉ thể hiện mục đích “quà Tết”. Hai mẫu dưới đây minh họa cấu trúc thông tin, không phải hóa đơn đầy đủ để phát hành.

Hộp quà quản lý như một SKU hoàn chỉnh

Trong tình huống giả định của Công ty A, hộp quà được quản lý thống nhất với cấu thành cố định. Cách ghi theo bộ chỉ sử dụng khi phù hợp cách xác định hàng hóa và xử lý thuế.

Cụm “hàng biếu tặng không thu tiền” chỉ bổ trợ mô tả. Nó không thay tên hàng, giá hoặc nội dung bắt buộc khác. Một mã hộp quà không mặc nhiên tương ứng một thuế suất.

Giỏ quà gồm nhiều mặt hàng

Nếu cần thể hiện từng thành phần, hóa đơn quà Tết doanh nghiệp có thể được chuẩn bị theo cấu trúc sau, với dữ liệu thực tế của lần giao:

Bảng kê chi tiết cấu thành hỗ trợ đối chiếu, nhưng không tự động thay nội dung phải thể hiện trên hóa đơn điện tử.

Cũng cần phân biệt bảng kê hàng hóa với danh sách người nhận: một tài liệu mô tả quà, tài liệu còn lại chứng minh việc phân phối.

5. Hồ sơ và cách xử lý thuế đối với chi phí quà Tết

Lập hóa đơn, khấu trừ GTGT và xác định chi phí TNDN là ba lớp kiểm tra riêng. Có hóa đơn không đồng nghĩa doanh nghiệp chắc chắn được khấu trừ hoặc được tính toàn bộ chi phí.

Điều kiện về thuế GTGT

Thuế đầu ra của hàng tặng và quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải được xem xét riêng. Điều kiện đầu vào gồm phương pháp tính thuế, mục đích sử dụng, hóa đơn hợp pháp và chứng từ thanh toán.

Từ ngày 01/7/2025, Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng, đã gồm GTGT, trừ trường hợp đặc thù được quy định.

Mua nhiều lần trong cùng ngày từ cùng người nộp thuế, mỗi lần dưới ngưỡng nhưng tổng từ 5 triệu đồng, cũng cần kiểm tra yêu cầu này.

Không áp dụng mặc định ngưỡng 20 triệu đồng từ hướng dẫn cũ. Với mua trả chậm hoặc thanh toán đặc thù, phải đối chiếu điều kiện riêng.

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Khi hạch toán chi phí quà Tết, cần phân loại:

• Tặng khách hàng, đối tác: Chứng minh khoản chi thực tế liên quan hoạt động kinh doanh.

• Tặng nhân viên: Xác định thuộc phúc lợi, tiền lương, thưởng hay bản chất khác.

Nếu thuộc chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động, kiểm tra giới hạn tổng chi phúc lợi không quá một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Đây không phải giới hạn riêng cho từng hộp quà.

Đối với khoản mua thuộc phạm vi áp dụng từ ngày 15/12/2025, cần kiểm tra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Không suy thời điểm áp dụng TNDN hoàn toàn giống GTGT.

Hồ sơ cho nhân viên và khách hàng

Hồ sơ chung cần kiểm tra theo giao dịch:

• Hóa đơn mua hàng và chứng từ thanh toán.

• Hóa đơn khi xuất tặng theo nghĩa vụ áp dụng.

• Chứng từ kế toán về nhập, xuất và giao quà phù hợp thực tế.

Tài liệu nên lưu để chứng minh, đối chiếu:

• Kế hoạch hoặc phê duyệt mua, tặng quà.

• Báo giá, đơn hàng và cấu thành bộ quà.

• Tài liệu bàn giao, xác nhận nhận hàng hoặc vận chuyển.

Bổ sung cho nhân viên: Quy chế liên quan, căn cứ xác định tính chất khoản chi và danh sách người nhận quà.

Bổ sung cho khách hàng: Mục đích tri ân, nhóm đối tượng và tài liệu thể hiện liên hệ với hoạt động kinh doanh.

Không phải mọi giao dịch đều bắt buộc có hợp đồng riêng hoặc chữ ký trực tiếp của từng người nhận.

Thuế TNCN (thu nhập cá nhân): Cần xét bản chất khoản quà và quan hệ với người nhận theo Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC cùng các sửa đổi liên quan. Không mặc định quà hiện vật cho nhân viên được miễn thuế vì mang tên “phúc lợi tập thể”.

6. Những lỗi cần kiểm tra khi xuất hóa đơn quà Tết và cách phòng tránh

Đối chiếu đồng thời hàng hóa, hóa đơn và hồ sơ giao nhận giúp phát hiện chênh lệch trước khi hoàn tất nghiệp vụ. Với Công ty A, tổng số quà đã giao cho hai nhóm phải khớp số xuất kho.

Đối chiếu ba lớp: hàng hóa – hóa đơn – hồ sơ

Nếu phát hiện sai sót hóa đơn điện tử đã phát hành, áp dụng Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Không tự xóa, sửa dữ liệu gốc hoặc mặc định mọi trường hợp đều được hủy. Việc điều chỉnh, thay thế hoặc xử lý khác phải phù hợp loại sai sót.

Thống nhất chứng từ với nhà cung cấp trước khi đặt quà

Trước khi chọn nhà cung cấp quà Tết, cần thống nhất:

1. Tên hàng, cấu thành hộp hoặc giỏ quà và cách thể hiện trên hóa đơn mua vào.

2. Báo giá, đơn hàng, lịch giao và đầu mối xử lý thay đổi.

3. Thông tin doanh nghiệp và tài liệu nhà cung cấp thực tế có thể bàn giao.

Bạn có thể tham khảo danh mục tại Quà Tết CQ Mart và trao đổi trước về thông tin đơn hàng, cấu thành quà, chứng từ mua hàng.

Xuất hóa đơn quà Tết cần bắt đầu từ việc phân loại đúng giao dịch. Với quà bằng hàng hóa, hóa đơn nhà cung cấp không thay thế nghĩa vụ khi doanh nghiệp xuất tặng. Quyền khấu trừ GTGT và chi phí được trừ khi tính TNDN vẫn phải đáp ứng các điều kiện riêng.

Trước khi phát hành, hãy kiểm tra thời điểm, giá tính thuế, tên hàng, thuế suất và thông tin người nhận. Đồng thời, đối chiếu thanh toán với hồ sơ giao quà. Trường hợp cần lập tổng hợp, có cấu thành quà phức tạp hoặc chưa rõ bản chất khoản chi, nên trao đổi với kế toán phụ trách hoặc người có chuyên môn thuế.